Giới thiệu P. Hành chính - Tổng hợp

I. Thông tin chung

- Tên đơn vị:  Phòng Hành chính - Tổng hợp

                        Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội

- Địa chỉ:  Nhà A1 Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội,

                  Số 2 Đường Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội.

- Điện thoại:  (84-4) 37547269

- Fax:  (84-4) 37548057

 

II. Lãnh đạo đơn vị

- Trưởng phòng: ThS. Vũ Tiến Thịnh

- Điện thoại:                  (84-4) 37547409

- Email:             tienthinh@vnu.edu.vn

 

- Phó Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Thị Hải Yến

- Điện thoại:                  (84-4) 66865176

- Email:             yennth@vnu.edu.vn

 

III. Cơ cấu tổ chức

- Tổng hợp nhân sự:

 

Số lượng

Giới tính

Đảng viên

Trình độ đào tạo chuyên môn

Nam

Nữ

TS

ThS

ĐH

Trung cấp

Còn lại

Cán bộ viên chức

08

03

05

04

 

04

02

 

02

 

NVHĐ từ 12 tháng trở lên

03

02

01

01

 

 

02

 

01

 

Tổng số:

11

05

06

05

 

04

04

 

03

 

Phòng được tổ chức thành 2 tổ: Tổ Văn phòng và Tổ Xe.

- Phân công nhiệm vụ:

STT

Họ và tên

Nhiệm vụ chuyên môn

Ghi chú

01

Vũ Tiến Thịnh

- Thạc sỹ

- Trưởng phòng

 

- Phụ trách chung.

- Thực hiện công tác tham mưu, xây dựng văn bản và các công tác khác do Hiệu trưởng giao

- Phụ trách công tác thư báo.

- Quản lý, điều hành xe

- Đầu mối tổ chức các sự kiện, hoạt động được giao.

 

02

Nguyễn Thị Hải Yến

  - ThS. CVC

- Phó Trưởng phòng

- Bí thư chi bộ

- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; Công tác bảo mật;

- Tham mưu xử lý văn bản đến;

- Thường trực quản lý phần mềm điều hành tác nghiệp VNU E-office

- Công tác tổng hợp, thư ký

- Xây dựng BC Tổng kết và Kế hoạch năm học của Nhà trường; Xây dựng báo cáo quý; Xây dựng lịch công tác tuần.

- Phụ trách công tác lễ tân, quản lý và phục vụ các phòng họp.

 

03

 

- Phụ trách Tổ Văn phòng

- Quản lý con dấu; Công tác thống kê, 3 công khai.

- Trực giao dịch hành chính (Tiếp nhận, trình ký các văn bản đi - đến; Tiếp nhận, quản lý, xử lý văn bản đi; Đóng dấu các loại văn bản theo phân công…)

- Chứng thực bản sao từ bản chính, sao lục.

- Chủ trì dự thảo một số văn bản theo phân công của Trưởng phòng

- Công tác văn phòng phẩm của đơn vị và BGH.

 

 

04

Đào Thị Hồng Nhung

- Cử nhân, CV

- Tiếp nhận, quản lý, xử lý văn bản đến; Số hóa các văn bản đến

- Vào sổ quản lý chứng thực bản sao từ bản chính, sao lục

- Trực cấp phát phong bì, bìa file, lịch...

- Công tác lưu trữ

- Hỗ trợ công tác lễ tân, phục vụ phòng họp, trực giao dịch hành chính

 

05

Nguyễn Quỳnh Hương

- Cử nhân, HĐLĐ

 

- Trực giao dịch hành chính (Tiếp nhận, trình ký các văn bản đi-đến; Kiểm tra tính pháp lý của các văn bản; Quản lý, xử lý văn bản đi là quyết định, hợp đồng; Đóng dấu các loại văn bản theo phân công…).

- Chứng thực bản sao từ bản chính, sao lục

- Công tác lưu trữ

- Cập nhật Lịch tuần vào E-office và làm powerpoit chạy màn hình.

- Hỗ trợ công tác lễ tân, phục vụ phòng họp.

 

06

Nguyễn Thị Lan Hương

- Cử nhân, HĐLĐ

 

- Công tác lễ tân

- Quản lý và phục vụ các phòng họp

- Quản lý tài sản

- Phụ trách thanh toán

- Hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ, trực giao dịch hành chính, viết lệnh xe.

 

 

 

07

Đoàn Thị Hồng Hải

- Cán bộ VP CĐ

-  Chuyển và nhận văn bản đi - đến

- Công tác thư báo, thông tin liên lạc

- Hỗ trợ công tác văn phòng

 

08

Lại Văn Ngọc

Lái xe

- Phụ trách Tổ xe; Quản lý và lái xe 31A-5573 (xe bán tải)

 

09

Nguyễn Văn Tài

Lái xe

- Quản lý và lái xe 31A-4285 (xe 4 chỗ)

 

10

Nguyễn Văn Nhương

Lái xe

- Quản lý và lái xe 31A-7846 (xe 4 chỗ)

 

11

Hoàng Văn Thám

Lái xe

- Đảng viên

- Tổ phó CĐ

- Quản lý và lái xe 29M-004.94 (xe 16 chỗ).

 

* Ghi chú: Ngoài những nhiệm vụ, công tác chính trên đây, cán bộ, viên chức, nhân viên của đơn vị có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể khác do Trưởng phòng phân công.